办公革命

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我必须朝九晚五地工作。松饼乐队主唱玛莎一九八零年唱过一首歌,我的工作很无聊,我只是个坐办公室的。数亿人每天老远赶去上班,跟玛莎歌里一样对自己的前途感到无望。现在的办公室需要翻新。然而,最近一家新潮的办公室租赁公司共享办公上市失败,公司老板亚当纽曼本周辞职。这场危机反映出办公室租赁行业并没有找到新的商业模式。

跟工厂一样,大型办公场所是两个世纪前的发明。工厂的产生,是因为动力机器需要员工集中在一起。而大型办公场所的产生,是因为需要处理大量书面文件,管理者需要指导文员工作。现如今有了互联网、个人计算和手持设备,交易可以在屏幕上完成,管理人员可以和员工随时随地交流,集中办公的需求大大降低。

一种新的商业模式可能需要一段时间才能真正成型。十九世纪八十年代电力就投入使用,但是直到二十世纪二十年代,工厂才改变布局以充分利用电力。办公新模式需要平衡好三大因素:员工想要工作时间灵活,维持办公空间成本过高,公司又想让技能员工集中办公,以促进员工之间的协作。

在家或在星巴克工作的人没有通勤压力,又可以灵活调整工时,适应自己的生活方式。同时,这种灵活工作制又让公司得以缩小办公空间。我们分析了七十五家英美大型上市服务公司,结果显示,现在平均每人每年的房租开销下降到五千美元,过去十五年下降了百分之十五。很多公司现在都采用办公桌轮用制度,员工工位不固定,每天都在换。德勤咨询的伦敦办公点有一万两千五百名员工出入,但是公司只有五千五百张办公桌可用。

但是办公桌轮用制会让员工之间更加疏远。员工每晚必须抹除所有使用痕迹,带走个人物品。如果让员工挤在彼此相邻的工位,他们会戴上头戴式耳机,隔绝邻座的噪音。研究表明这样会增加电子邮件往来,减少面对面沟通,不利于促进协作、培养感情。

而高技能员工可能非常反感这种工作环境,因此,办公桌轮用制风靡的同时,一种相反趋势也很流行,那就是为精英员工提供更好的办公条件。有些公司会给那些需要专注工作的员工分配更加安静的办公空间,还会改善照明条件和空调设施,以利于员工身体健康。苹果公司在第二总部新修了公园,草坪,还有一个可容纳一千人的大礼堂,以此促进员工交流放松,激发灵感。

这样看来,办公空间变得越来越像航班。普通员工坐经济舱,而商务舱是高级员工才能享受的奢侈。让高级员工享受过去只有高级总裁才可以享受的福利待遇。但是这种平衡很难掌握。共享办公提供了一种高端经济服务,让更多员工享受福利,然而,很多人担心共享办公的出租收入不足以抵消它四百七十亿美元的承租债务,也是公司推迟上市的原因之一。

办公场所一定还会继续转型,一些公司可能会问,还有没有必要把办公地点设在市中心。在远程协作的时代,软件和文件都在云端,办公场地或许会分散到地价更低的地区。纽曼先生的商业计划虽然失败了,但他的远见是没错的。正如今天的高科技工厂和维多利亚时代的小作坊截然不同,二十一世纪中叶的办公场所和今天的办公室肯定不可同日而语。

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